AV-Vertrag
Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten, § 11 BDSG

Der Auftraggeber und die Konsequent-Software GmbH (Auftragnehmer) haben einen Software-Nutzungsvertrag geschlossen, welche das Studio zur Nutzung der KS-Produkte in Form eines ‚Software as a Service‘-Dienstes, sowie zur Inanspruchnahme sonstiger Serviceleistungen berechtigt.

Die Erfüllung dieses Vertrages bedingt, dass die Konsequent-Software GmbH mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers umgeht. Dieser Vertrag enthält nach dem Willen der Parteien und insbesondere des Auftraggebers den schriftlichen Auftrag zur Auftragsdatenverarbeitung i.S.d. § 11 BDSG bzw. den Vertrag i.S.d. Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.

§1 Gegenstand des Vertrags, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

  1. Der Auftrag der Konsequent-Software GmbH ergibt sich aus dem Software-Nutzungsvertrag auf den hier verwiesen wird (im Folgenden Hauptvertrag).
  2. Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Konsequent-Software GmbH bestimmen sich nach dem Angebot der Funktionen der Mitgliederverwaltungs-Software und ggf. weiterer Schnittstellen.
  3. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
  4. Die Konsequent-Software GmbH ist verpflichtet, sämtliche ihr zur Erfüllung dieses Vertrages zugänglich gemachten personenbezogenen Daten streng räumlich getrennt von jedweden eigenen sowie Daten Dritter zu verarbeiten.
  5. Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die im Folgenden aufgeführten Datenarten/-kategorien:
    Mitgliederstammdaten
    Vorname und Name
    Kontaktadresse
    Geburtsdatum
    Geschlecht
    Email-Adresse
    Telefon / Mobilnr.
    Bankdaten
    Foto
    Mitgliedschaftsbeginn- und Ende (Vertragslaufzeit)
    Zahlungsmodalitäten
    Offene Verbindlichkeiten
    Check-In/out Zeiten
    Besuchsdauer und Besuchshäufigkeit
    Verzehrdaten
    Kontakthistorie

§2 Rechte und Pflichten des Studios

  1. Das Studio ist verantwortliche Stelle (§ 3 Abs. 7 BDSG) bzw. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten.
  2. Studio wird die Konsequent-Software GmbH unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Studio geltend machen.
  3. Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit zu überzeugen. Der Auftraggeber wird das Ergebnis in geeigneter Weise dokumentieren.
  4. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können, schriftlich, per Fax, per E-Mail oder mündlich erfolgen. Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform (z.B. Fax, E-Mail) gegenüber der Konsequent-Software GmbH zu bestätigen.
  5. Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach § 42a BDSG, § 15a TMG, § 109a TKG oder Art. 33, 34 DSGVO besteht, ist das Studio für deren Einhaltung verantwortlich.

§3 Allgemeine Pflichten der Konsequent-Software GmbH

  1. Die Konsequent-Software GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten
  2. Die Konsequent-Software GmbH ist verpflichtet, dem Studio jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Studios, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen.
  3. Für den Fall, dass die Konsequent-Software GmbH feststellt oder Tatsachen die Annahme begründen, dass von ihm für den Auftraggeber verarbeitete Daten
    1. besondere Arten personenbezogener Daten (§ 3 Absatz 9 BDSG / Art. 9 DSGVO) oder
    2. personenbezogene Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen oder
    3. personenbezogene Daten, die sich auf strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten oder den Verdacht strafbarer Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten beziehen oder (auch i.S.v. Art. 10 DSGVO)
    4. personenbezogene Daten zu Bank- oder Kreditkartenkonten
  4. unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind, hat sie das Studio unverzüglich und vollständig über Zeitpunkt, Art und Umfang des Vorfalls/der Vorfälle in Schriftform oder Textform (Fax/E-Mail) zu informieren. Der Konsequent-Software GmbH ist bekannt, dass für das Studio ab dem 25.05.2018 eine Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Die Konsequent-Software GmbH wird das Studio bei entsprechenden Meldepflichten unterstützen.

§4 Kontrollbefugnisse
Das Studio ist berechtigt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen inkl. der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

§5 Unterauftragsverhältnisse
Die Beauftragung von Subunternehmen durch die Konsequent-Software GmbH ist zulässig.
Die Konsequent-Software GmbH hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Studios auch gegenüber den Subunternehmern gelten. Die Konsequent-Software GmbH hat mit dem Subunternehmer einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des § 11 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 den Voraussetzungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer den Unterauftragnehmer den Subunternehmer dieselben Datenschutzpflichten aufzuerlegen, die zwischen dem Studio und der Konsequent-Software GmbH festgelegt sind.

§6 Datengeheimnis / Vertraulichkeitsverpflichtung

  1. Das Studio ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich.
  2. Soweit eine Mitwirkung der Konsequent-Software GmbH für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch das Studio erforderlich ist, wird die Konsequent-Software GmbH  die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Studios treffen.

§7 Wahrung von Betroffenenrechten

  1. Das Studio ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich.
  2. Soweit eine Mitwirkung der Konsequent-Software GmbH für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch das Studio erforderlich ist, wird die Konsequent-Software GmbH die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Studios treffen.

§8 Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

  1. Die Konsequent-Software GmbH verpflichtet sich gegenüber dem Studio zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind.
  2. Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als „Anlage 1“ zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird die Konsequent-Software GmbH im Vorwege mit dem Studio abstimmen.

§9 Laufzeit und Beendigung

  1. Die Dauer dieses Auftrages (Laufzeit) entspricht er Laufzeit des Hauptvertrages.
  2. Nach Beendigung des Vertrages hat die Konsequent-Software GmbH sämtliche in ihren Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Studios an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

§10 Sonstiges

  1. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.
  2. Dies gilt auch für eine Änderung des Schriftformerfordernisses selbst.
    Sollte eine Bestimmung des Vertrages unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.